もうキャパオーバーです。仕事でミスが多発してどうしたらいいかわからない。。。
ミスをなくす方法を知りたい。。。
そんな悩みを解決します。
結論をいうと、キャパオーバーのときに絶対にやってはいけないことが3つあります。
もし、やっているのなら今日からやめましょう。
より悪化するからです。
キャパオーバーで鬱にもなった私が経験したことをお伝えします。
この記事を最後まで読めば、あなたもエジソンに救われると思います。
仕事がキャパオーバーでミスしたときに【やってはいけない3つのこと】
仕事でキャパオーバーになりミスが多発してもやってはいけない3つのこと
私は何度もキャパオーバーになっていろんなミスをしました。
その度に会社を辞めたいと思って悩み苦しみ、鬱だと告げられたこともあります。
そんなことを何度も経験してきて、『これはやっても逆効果だ！』と実感したことをお伝えします。
それがこの3つです。
- やることを忘れないためにメモる
- 手にメモる
- いろんなことを同時にやる
それぞれ説明すると
『どうしてそんなこと忘れるんだ！メモを取れ！』
と叱られたこともあるかもしれませんが、やっても意味がないです。
私は、何度も書いてやり終えたことを消して、やることが増えたら書いて。。。
そんなことをやってきましたが、結局増えていくだけになります。
ほんと、こんなことやってもキャパオーバーの状態は解決しません。
キャパオーバーになっているからミスもしやすくなっているんです。
もとの原因はキャパオーバーなんだから、そこを改善しない限りそりゃ増えるでしょ？
しかも書いていく時間と、毎日見直してやったことを消して、とかやっている時間を考えてみてください。
明らかに余計な作業時間を増やしているだけなんです。
キャパオーバーのときに一番やってはいけないのが、より時間のかかることなんです。
まさにこれがそうですよね。
やめたほうがいいです。
キャパオーバーになっている人がよくやることです。
しまいに手が文字でいっぱいになって、何書いてるやらわからなくなったり、夏場とか汗で消えてしまって『うわぁー！！！』と発狂しそうになったこともある。
自分でもバカだなぁ。。。って真剣に落ち込んだ。
あなたもいろんなことを同時にやってませんか？
今日の会議に必要な資料作成しなきゃいけないし、取引先にも電話しなきゃいけないしみたいなこと。
結局、集中して1つ1つ片づけるのが一番確実だし早いのに。
『じゃあどうしたらいいの？解決策を教えてよ！』
ってなる気持ちもわかります。
でも、そもそもミスしたらあかんの？
ミスって何？
っていう考え方も必要だと私は思います。
キャパオーバーなのに仕事でミスしたときに心が救われる考え方
キャパオーバーなのに仕事でミスしたときに、心が救われる考え方っていうのがあります。
そもそも、みんな小さいころから間違った教えを洗脳されてきてます。
この記事を読んでおくべきですね。
仕事に行きたくない！会社を辞めたい！簡単な解決法【洗脳を解こう】
上記の記事にも書いたとおり、いろんな洗脳を解く必要があります。
ミス＝失敗がダメだという考えも、そもそも洗脳なんです。
私は、次の記事にも書いたとおり、失敗なんて本当は存在しないとわかっています。
仕事が辛い。。。仕事を辞めたいと思ったときに【救ってくれた3つの考え方】
本当にこれは私の人生をかけて言います。
この世界には、失敗なんて存在しません。
あるのは、経験だけです。
そもそもこの世界には、失敗なんてものは存在しません。
失敗という言葉も、人間が作ったものです。
もし、今日からでも、
『また失敗したぁ。。。』
って落ちこむことが起こったとき、
［失敗］という言葉を［経験］におきかえてみてください。
『また経験したぁ。。。』
そうなんです。
ただ経験しただけ。
それだけのことなんです。
その経験から、何を学び、どう自分を変えていくか。
自分を変えていけば、経験することも変わっていく。
この世界では、それをしているだけなのです。
もし、今キャパオーバーなら、何かを変えていかない限り、キャパオーバーを経験し続けるのです。
今までの仕事のしかた、考え方、相談のしかた、いろんな何かを変えること。
そこに解決策があるんだ。
キャパオーバーで仕事でミスしないための9つの予防策
何度もキャパオーバーで苦しんでくると、仕事で同じミスやキャパオーバーになったりしないための予防策もできてくるものです。
基本的には、次のことを私は心掛けています。
- 睡眠はしっかりとる
- 言われたとおりにやらない
- 朝早く出社する
- 一つ一つ完了させる
- メールの定型分は、単語登録しておく
- メールをタスク管理に使う
- 常に仕組みやフォーマットを見直す
- 電話は極力減らす
- 悩んだらすぐ相談
30代のころは、めちゃくちゃ激務でした。
朝6:20に起きて、10分で支度して出勤。
会社には7時につく。
そこから夜中の2時まで仕事。
2時半頃に帰ってからシャワーを浴び飯を食べて寝る。
そんな生活をしていました。
明らかにキャパオーバーでした。
睡眠時間がすくないから、朝から頭がボーっとしていて、効率は悪くなる。
それで長時間働くから、余計に作業効率はおちるし、集中力がないからミスもする。
すべて悪循環になる。
睡眠は大事。
どうして人は寝るのか。
寝る必要があるから。
必要がなかったらそもそも寝るような仕組みになっていない。
だから人間にとって睡眠は大事なことなんです。
私は、よく言われたとおりにやって、怒られてました。
意味不明でした。
『こうやれ！って言ったやん！』
何度も上司にそう言い返したくなったことがあります。
しまいには、『言われとおりやるからや！』と謎の叱責まで受けて『はあ？！！！』ってなったこともあります。
結局、仕事は言われたことを言われたとおりにやってはいけないんです。
目的を理解すること
これが重要なんです。
例えば、『このデータをまとめといてくれ』と指示を受けたとしましょう。
『はい、まとめときます。』
と言ってまとめます。
それじゃダメなんです。
目的を確認するのです。
明日の会議で、他社との差別化するために協議することが目的だとすると、他社のデータとの比較をグラフ化しておくとわかりやすくなります。
言われた通りやると、目的とはズレたデータになったりします。
翌日の朝、上司に提出すると、『もうちょっとこうするとかできないのか？』
『時間がない！すぐやってくれ！』
みたいな感じで、朝からバタバタとさせられて、他の仕事が遅れる。
そんなやりとりもキャパオーバーにつながるんです。
何をやるにせよ、言われたことの目的をまずおさえるんです。
電話が鳴らない朝一の時間は一番効率的に仕事ができます。
出勤時間ギリギリに出社したら、いきなり電話対応で時間が奪われてしまう。
やりたいことがどんどん手につかない。
このような悪循環になります。
朝早く出社して、早く帰るこれが理想です。
言わずもがな、確実に一つ一つ集中して終わらせることが一番効率的です。
途中で違うことをやりだすと余計に時間がかかる。
どこまでやってたっけ？から始まることも経験したことがあると思います。
メールも意外に時間がかかります。
私の場合、『いつもお世話になっております。』という定型文を、『いつも』という単語で登録しているんです。
すると『いつも』と入力して変換すれば、『いつもお世話になっております。』が入力できる。
『宜しくお願い致します。』も『よ』で登録しています。
これって地味に効果絶大なんです。
毎回入力すると、打ち間違いってどうしても発生しますよね？
間違った箇所をデリートして、入力し直すだけでも無駄な時間を使うことになる。
でも、『いつも』とか『よ』だけの文字数なら、打ち間違う確率は大幅に劇的に減ります。
本当にこれはおすすめします。
私はメモに書くのをやめて、メールでタスク管理するようにして忘れないようになりました。
メールは必ず見ます。
毎日見ます。
そこにやることを残すようにしたんです。
メールできたやるべきことは、終わるまで受信トレイに残すんです。
終わったらフォルダに移す。
これだけです。
メモの代わりに、新しいメールを作成して、送信せずに保存します。
下書きに保存されますが、それを受信トレイに移します。
これでタスク管理はできる。
文字で書く、メモるやり方よりは効率的だし便利です。
今までのフォーマットややり方は、すべて否定します。
常に新しいより良いものに変えるのです。
この方が伝わりやすいなとか、伝わりやすさって大事で、説明する時間を削減できるんですね。
いちいち説明が不要な資料やメールは、貴重な時間削減効果につながるんです。
電話ほど、無駄に時間を奪われるものはないと思います。
メールで済むことはメールで済ます。
それだけで全然効率化します。
しかも言ったことや言われたことが記録に残らない分、忘れやすく、トラブルにもなりやすい。
電話はそういうリスクがあるんです。
悩む時間ほど、無駄な時間の使い方はありません。
悩むって、ゲームで例えると、主人公が動かず停止している状態と同じです。
ただ時間だけが過ぎていく。
そんなのいつまでたってもゲームは進まない。
じゃあどうするかって、何かやってみるでしょ？
右に行ってみたり、ジャンプしてみたり。
それとか、わかってる人に聞いたり。
仕事も同じ。
とにかく悩むことがあっても、何かやってみるか、相談するんです。
とにかく悩まずすぐ行動です。
悩むくらいなら、バカとか言われようが相談するんです。
そんなこと自分で考えろ！って言われても、ヒントください！とかなんでもいい。
行動することを優先します。
そもそも失敗なんてない世界ですから、自分で考えろ！って言われるなら、正解がわからなくてもとにかく決めて行動すればいい。
うまくいけばOKだし、うまくいかなかったら、その経験を次に活かせばいいだけなんです。
次うまくいったなら、その失敗は失敗じゃなくなる。
必要な経験だったってことになるんです。
エジソンの有名なが言葉ありますよね。
私は失敗したことがない。
- トーマス・エジソン -
ただ、1万通りの、うまく行かない方法を見つけただけだ。
うまくいかない方法をどれだけ経験しているかで、最短距離の方法を見つけることができる。
仕事も同じなんです。
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