仕事がキャパオーバーでミスしたときに【やってはいけない3つのこと】

もうキャパオーバーです。仕事でミスが多発してどうしたらいいかわからない。。。

ミスをなくす方法を知りたい。。。

そんな悩みを解決します。

結論をいうと、キャパオーバーのときに絶対にやってはいけないことが3つあります。

もし、やっているのなら今日からやめましょう。

より悪化するからです。

キャパオーバーで鬱にもなった私が経験したことをお伝えします。

この記事を最後まで読めば、あなたもエジソンに救われると思います。

仕事がキャパオーバーでミスしたときに【やってはいけない3つのこと】

仕事でキャパオーバーになりミスが多発してもやってはいけない3つのこと

私は何度もキャパオーバーになっていろんなミスをしました。

その度に会社を辞めたいと思って悩み苦しみ、鬱だと告げられたこともあります。

そんなことを何度も経験してきて、『これはやっても逆効果だ!』と実感したことをお伝えします。

それがこの3つです。

  1. やることを忘れないためにメモる
  2. 手にメモる
  3. いろんなことを同時にやる

それぞれ説明すると

やることを忘れないためにメモる

『どうしてそんなこと忘れるんだ!メモを取れ!』

と叱られたこともあるかもしれませんが、やっても意味がないです。

私は、何度も書いてやり終えたことを消して、やることが増えたら書いて。。。

そんなことをやってきましたが、結局増えていくだけになります。

ほんと、こんなことやってもキャパオーバーの状態は解決しません。

キャパオーバーになっているからミスもしやすくなっているんです。

もとの原因はキャパオーバーなんだから、そこを改善しない限りそりゃ増えるでしょ?

しかも書いていく時間と、毎日見直してやったことを消して、とかやっている時間を考えてみてください。

明らかに余計な作業時間を増やしているだけなんです。

キャパオーバーのときに一番やってはいけないのが、より時間のかかることなんです。

まさにこれがそうですよね。

やめたほうがいいです。

手にメモる

キャパオーバーになっている人がよくやることです。

しまいに手が文字でいっぱいになって、何書いてるやらわからなくなったり、夏場とか汗で消えてしまって『うわぁー!!!』と発狂しそうになったこともある。

自分でもバカだなぁ。。。って真剣に落ち込んだ。

いろんなことを同時にやる

あなたもいろんなことを同時にやってませんか?

今日の会議に必要な資料作成しなきゃいけないし、取引先にも電話しなきゃいけないしみたいなこと。

結局、集中して1つ1つ片づけるのが一番確実だし早いのに。

『じゃあどうしたらいいの?解決策を教えてよ!』

ってなる気持ちもわかります。

でも、そもそもミスしたらあかんの?

ミスって何?

っていう考え方も必要だと私は思います。

キャパオーバーなのに仕事でミスしたときに心が救われる考え方

キャパオーバーなのに仕事でミスしたときに、心が救われる考え方っていうのがあります。

そもそも、みんな小さいころから間違った教えを洗脳されてきてます。

この記事を読んでおくべきですね。

仕事に行きたくない!会社を辞めたい!簡単な解決法【洗脳を解こう】

上記の記事にも書いたとおり、いろんな洗脳を解く必要があります。

ミス=失敗がダメだという考えも、そもそも洗脳なんです。

私は、次の記事にも書いたとおり、失敗なんて本当は存在しないとわかっています。

仕事が辛い。。。仕事を辞めたいと思ったときに【救ってくれた3つの考え方】

本当にこれは私の人生をかけて言います。

この世界には、失敗なんて存在しません。

あるのは、経験だけです。

そもそもこの世界には、失敗なんてものは存在しません。

失敗という言葉も、人間が作ったものです。

もし、今日からでも、

『また失敗したぁ。。。』

って落ちこむことが起こったとき、

[失敗]という言葉を[経験]におきかえてみてください。

『また経験したぁ。。。』

そうなんです。

ただ経験しただけ。

それだけのことなんです。

その経験から、何を学び、どう自分を変えていくか。

自分を変えていけば、経験することも変わっていく。

この世界では、それをしているだけなのです。

もし、今キャパオーバーなら、何かを変えていかない限り、キャパオーバーを経験し続けるのです。

今までの仕事のしかた、考え方、相談のしかた、いろんな何かを変えること。

そこに解決策があるんだ。

キャパオーバーで仕事でミスしないための9つの予防策

何度もキャパオーバーで苦しんでくると、仕事で同じミスやキャパオーバーになったりしないための予防策もできてくるものです。

基本的には、次のことを私は心掛けています。

  1. 睡眠はしっかりとる
  2. 言われたとおりにやらない
  3. 朝早く出社する
  4. 一つ一つ完了させる
  5. メールの定型分は、単語登録しておく
  6. メールをタスク管理に使う
  7. 常に仕組みやフォーマットを見直す
  8. 電話は極力減らす
  9. 悩んだらすぐ相談

睡眠はしっかりとる

30代のころは、めちゃくちゃ激務でした。

朝6:20に起きて、10分で支度して出勤。

会社には7時につく。

そこから夜中の2時まで仕事。

2時半頃に帰ってからシャワーを浴び飯を食べて寝る。

そんな生活をしていました。

明らかにキャパオーバーでした。

睡眠時間がすくないから、朝から頭がボーっとしていて、効率は悪くなる。

それで長時間働くから、余計に作業効率はおちるし、集中力がないからミスもする。

すべて悪循環になる。

睡眠は大事。

どうして人は寝るのか。

寝る必要があるから。

必要がなかったらそもそも寝るような仕組みになっていない。

だから人間にとって睡眠は大事なことなんです。

言われたとおりにやらない

私は、よく言われたとおりにやって、怒られてました。

意味不明でした。

『こうやれ!って言ったやん!』

何度も上司にそう言い返したくなったことがあります。

しまいには、『言われとおりやるからや!』と謎の叱責まで受けて『はあ?!!!』ってなったこともあります。

結局、仕事は言われたことを言われたとおりにやってはいけないんです。

目的を理解すること

これが重要なんです。

例えば、『このデータをまとめといてくれ』と指示を受けたとしましょう。

『はい、まとめときます。』

と言ってまとめます。

それじゃダメなんです。

目的を確認するのです。

明日の会議で、他社との差別化するために協議することが目的だとすると、他社のデータとの比較をグラフ化しておくとわかりやすくなります。

言われた通りやると、目的とはズレたデータになったりします。

翌日の朝、上司に提出すると、『もうちょっとこうするとかできないのか?』

『時間がない!すぐやってくれ!』

みたいな感じで、朝からバタバタとさせられて、他の仕事が遅れる。

そんなやりとりもキャパオーバーにつながるんです。

何をやるにせよ、言われたことの目的をまずおさえるんです。

朝早く出社する

電話が鳴らない朝一の時間は一番効率的に仕事ができます。

出勤時間ギリギリに出社したら、いきなり電話対応で時間が奪われてしまう。

やりたいことがどんどん手につかない。

このような悪循環になります。

朝早く出社して、早く帰るこれが理想です。

一つ一つ完了させる

言わずもがな、確実に一つ一つ集中して終わらせることが一番効率的です。

途中で違うことをやりだすと余計に時間がかかる。

どこまでやってたっけ?から始まることも経験したことがあると思います。

メールの定型分は、単語登録しておく

メールも意外に時間がかかります。

私の場合、『いつもお世話になっております。』という定型文を、『いつも』という単語で登録しているんです。

すると『いつも』と入力して変換すれば、『いつもお世話になっております。』が入力できる。

『宜しくお願い致します。』も『よ』で登録しています。

これって地味に効果絶大なんです。

毎回入力すると、打ち間違いってどうしても発生しますよね?

間違った箇所をデリートして、入力し直すだけでも無駄な時間を使うことになる。

でも、『いつも』とか『よ』だけの文字数なら、打ち間違う確率は大幅に劇的に減ります。

本当にこれはおすすめします。

メールをタスク管理に使う

私はメモに書くのをやめて、メールでタスク管理するようにして忘れないようになりました。

メールは必ず見ます。

毎日見ます。

そこにやることを残すようにしたんです。

メールできたやるべきことは、終わるまで受信トレイに残すんです。

終わったらフォルダに移す。

これだけです。

メモの代わりに、新しいメールを作成して、送信せずに保存します。

下書きに保存されますが、それを受信トレイに移します。

これでタスク管理はできる。

文字で書く、メモるやり方よりは効率的だし便利です。

常に仕組みやフォーマットを見直す

今までのフォーマットややり方は、すべて否定します。

常に新しいより良いものに変えるのです。

この方が伝わりやすいなとか、伝わりやすさって大事で、説明する時間を削減できるんですね。

いちいち説明が不要な資料やメールは、貴重な時間削減効果につながるんです。

電話は極力減らす

電話ほど、無駄に時間を奪われるものはないと思います。

メールで済むことはメールで済ます。

それだけで全然効率化します。

しかも言ったことや言われたことが記録に残らない分、忘れやすく、トラブルにもなりやすい。

電話はそういうリスクがあるんです。

悩んだらすぐ相談

悩む時間ほど、無駄な時間の使い方はありません。

悩むって、ゲームで例えると、主人公が動かず停止している状態と同じです。

ただ時間だけが過ぎていく。

そんなのいつまでたってもゲームは進まない。

じゃあどうするかって、何かやってみるでしょ?

右に行ってみたり、ジャンプしてみたり。

それとか、わかってる人に聞いたり。

仕事も同じ。

とにかく悩むことがあっても、何かやってみるか、相談するんです。

とにかく悩まずすぐ行動です。

悩むくらいなら、バカとか言われようが相談するんです。

そんなこと自分で考えろ!って言われても、ヒントください!とかなんでもいい。

行動することを優先します。

そもそも失敗なんてない世界ですから、自分で考えろ!って言われるなら、正解がわからなくてもとにかく決めて行動すればいい。

うまくいけばOKだし、うまくいかなかったら、その経験を次に活かせばいいだけなんです。

次うまくいったなら、その失敗は失敗じゃなくなる。

必要な経験だったってことになるんです。

エジソンの有名なが言葉ありますよね。

私は失敗したことがない。
ただ、1万通りの、うまく行かない方法を見つけただけだ。

- トーマス・エジソン -

トーマス・エジソンの名言・格言

うまくいかない方法をどれだけ経験しているかで、最短距離の方法を見つけることができる。

仕事も同じなんです。

【仕事を辞めたい!】キャパオーバーは超危険な3つの理由

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